Was Sie in diesem Artikel erwartet
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Benutzerrollen es in Boardwise gibt und welche Berechtigungen und Verantwortlichkeiten mit diesen Rollen verbunden sind.
Verschiedene Rollen in Boardwise
1. Planer
Planer sind unsere Power-User mit umfassenden Zugriffsrechten und sollten sich mit allen Funktionen bestens auskennen. Aufgrund ihrer Verantwortung für alle besprechungsrelevanten Themen spielen sie auch unter Sicherheitsaspekten eine besonders wichtige Rolle.
Aufgaben und Zugriff in Boardwise: Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung und Verwaltung von Sitzungen und haben Zugriff auf die folgenden Funktionen, sofern diese aktiviert sind:
- Dashboard
- Sitzungen
- Alle Sitzungen
- Persönliches
- Meine TOPs
- Meine Beschlüsse
- Meine Aufträge
- Meine Freigaben
- Organisation
- Alle TOPs
- Alle Aufträge
- Alle Beschlüsse
- Apps
- Umlaufbeschlüsse
- Konfiguration
- Sitzungsvorlage
- Einstellungen
- Assistenzen
Personenkreis: Die Planerrolle wird normalerweise von den Assistenzteams übernommen; in seltenen Fällen können auch die Sitzungsmitglieder selbst diese Rolle ausfüllen.
Vergabe der Berechtigung durch die Kunden-IT: Planerrollen werden vom Entra ID-Administrator verwaltet, indem er die entsprechende Gruppe in Entra ID verwaltet.
2. Anmeldende/Default User
TOP-Anmeldende haben einen eingeschränkten Zugriff.
Aufgaben und Zugriff in Boardwise: Anmeldende können Themen für freigegebene Sitzungen einreichen und den Bearbeitungsstatus transparent nachverfolgen. Sofern sie nicht als Assistenz/Vertretung von Kollegen fungieren, haben sie lediglich Zugriff auf TOPs, die sie eigens angemeldet haben oder an denen sie teilnehmen. Darüber hinaus sehen sie ihnen zugewiesenen Beschlüsse, Protokollabschnitte und To Do`s. Anmeldende sehen folgende Funktionen, sofern sie aktiviert sind:
- Dashboard
- Meine TOPs
- Meine Beschlüsse
- Meine Aufträge
- Meine Freigaben
- Umlaufbeschlüsse
- Assistenzen
Personenkreis: Alle Benutzer, die über ein Microsoft-/Firmenkonto verfügen, sind seitens Boardwise berechtigt, Themen zu registrieren und Dateien hochzuladen. Um die Benutzer einzuschränken, die Themen registrieren dürfen, muss jeder Benutzer Mitglied der angegebenen Gruppe sein.
Vergabe der Berechtigung durch die Kunden-IT: Es gibt zwei Möglichkeiten der Verwaltung von Standardbenutzern, die beide vom Entra ID-Administrator durchgeführt werden:
- Alle authentifizierten Benutzer vom Entra ID-Mandanten zulassen
- Nur bestimmte Gruppen von authentifizierten Benutzern aus dem Entra ID-Tenant zulassen
3. Sitzungsmitglieder (Board)
Mitglieder sind feste Sitzungsteilnehmende und haben einen eingeschränkten Zugriff. Sie sind Hauptbestandteil der Sitzung, geben Beschlüsse frei und entscheiden über Protokollinhalte.
Aufgaben und Zugriff in Boardwise: Die Mitglieder genehmigen Themen für die Tagesordnung, wenn ihre Genehmigung beantragt wurde, sie können über ihr Dashboard auf anstehende (Sitzungs-) Termine, inkl. Agenden sowie die SharePoint-Links zu ihren Dokumentenordnern zugreifen. Außerdem sehen sie alle TOPs, Beschlüsse und To Do`s aus allen Sitzungen und stimmen Umlaufbeschlüsse ab. Sitzungsmitglieder sehen folgende Reiter sofern aktiviert:
- Dashboard
- Meine TOPs
- Meine Freigaben
- Umlaufbeschlüsse
- Aufträge
- Beschlüsse
- Assistenzen
Personenkreis: Die Mitglieder sind je nach Sitzungsart in der Regel Geschäftsführungs-/Vorstandsmitglieder.
Vergabe der Berechtigung durch die Kunden-IT: Die Benutzer der Mitglieder werden in der Anwendung über die Konfigurationsschnittstelle mit der Rolle Planner verwaltet. Sie müssen dennoch über Entra ID SSO als Standardbenutzer authentifiziert und autorisiert werden.
Weitere Mitwirkende: Diese Benutzer sind keine Boardmitglieder, aber ihre Teilnahme ist für bestimmte Sitzungen erforderlich. Sie haben eingeschränkten Zugriff auf spezifische Sitzungsdokumente und -informationen und tragen Fachwissen zu bestimmten Diskussionen bei.
Für Sie gelten die gleichen Bedingungen wie bei den Sitzungsmitgliedern hinsichtlich Aufgaben und Zugriff, Personenkreis und Vergabe der Berechtigung durch die Kunden-IT.
4. Support
Aufgaben und Zugriff in Boardwise: Personen mit der Support-Rolle können den Verwaltungsbereich von Boardwise nicht aber die Besprechungen sehen. Sie können bestimmte administrative Einstellungen anpassen, die in der Regel selten geändert werden müssen. Dazu gehören die Anpassung des Agenda-Layouts, die Konfiguration von Teams / SharePoint oder die Konfiguration von Besprechungstypen und Vorlagen. Personen mit der Supportrolle sehen folgende Reiter, sofern sie aktiviert sind:
- Dashboard
- Meine TOPs
- Meine Beschlüsse
- Meine Aufträge
- Meine Freigaben
- Umlaufbeschlüsse
- Assistenzen
- Konfiguration
Personenkreis: Der Support wird in der Regel durch die Kunden-IT gewährleistet.
Vergabe der Berechtigung durch die Kunden-IT: Support-Benutzer werden vom Entra ID-Administrator verwaltet, indem er die entsprechende Gruppe in Entra ID verwaltet.